Düzensizliğine Devam Mı ? Bilgi Kaosu : Çalışma ve Düşünme Biçimimizi Değiştirmek

docs

Dokümanları bulmak ve erişmek için yapılan zaman alıcı aramalar hemen her şirkette yaşanan bir problemdir. Birçok şirkette dokümanlar gerektiği zaman hızlı bir şekilde bulunamıyor. Şirketlerin verimsiz bilgi yönetimi uygulamalarının sonuçlarını değerlendiren birçok araştırma firması da bu probleme dikkat çekiyor. Sözkonusu araştırmaların bir tanesi kurumsal bilgiye erişmek için yapılan zaman alıcı aramaların şirketlere  çalışan başına yılda 19.732 $ ek  maliyet  getirdiğini  ve  toplam verimliliklerin de % 21.3 ‘lük bir kayba yol açtığını saptamıştır.

Az bir kayıp değil !

Araştırmalar şu sonucu ortaya çıkarmış : Belgeleri bulmanın bu kadar uzun sürmesinin temel nedeni halen pek çok şirketin belgeleri organize etmek ve bulmak için “ortak alan” denilen ağ klasörü yaklaşımını kullanması. Geleneksel klasör tabanlı sistemlerde kullanıcılar dokümanı saklamak için önce ilgili klasörü tanımlar,  içine atar  ve tekrar bulmak için kendi hafızasına güvenmek zorundadır. Devamlı aynı klasör grubu ile çalışan bir kişi için nispeten kolay olan bu iş yapış tarzı  kişiye özel ve kişiye bağlı bir sistemdir. Başka birisi aynı dokümana erişmek istediğinde dokümanın  hangi klasör içinde bulunduğunu bilmek durumundadır.

Örneğin  kullanıcı XYZ Projesi için ABC işvereni ile ilgili bir kontrata erişmek istiyor. Kullanıcı bu durumda ilgili dokümanın “nerede” sorusunu sorması gerekiyor. Bu sistemde göze çarpan ilk sorun sözkonusu dokümanı saklarken oluşturulan dosya hiyerarşisidir. En tepede proje mi yoksa işveren mi olacak ?Yoksa “kontratlar” diye bir klasörün altında mı “projeler” olacak…vs . Aynı belge farklı versiyonlarda birden fazla klasör içinde de olabilir. Kullanıcı bu belgeyi ararken “Ön Yeterlilik” klasöründe mi,  “İşveren”  klasöründe mi, “İhale” klasörünün için de mi ? , “Kontratlar”  klasörün de mi, ya da hepsinin birden içinde mi olduğunu bilmek durumdadır. Ayrıca dokümanın farklı versiyonları bir klasör içinde mi yoksa  tüm diğer klasörler içinde  mi mevcut sorusunu sormalıdır ? Bu doküman arama süreci bazı durumlarda  çok daha zor hale gelebilir zira  dosya hiyerarşileri çok fazla seviyede ve anlamsız isimlerde olabilir. Yukardaki örnek için 1000 kadar proje klasöründe, 20.000 kontrat içinde , 60.000 versiyondan birini arayacağınızı düşünün.

Klasör tabanlı sistemlerde bir dokümanın  nasıl sınıflandırılacağı, nasıl bulunacağı  ve kimler tarafında  erişeceğinin kontrolunu  o dokümanın nerede saklandığı  (hangi klasör içinde) belirler. Klasör yapısı hantal bir hal alıp yönetmesi zorlaştığında tüm sistem çöker. İdeal dosya yapısını belirlemek esasen mümkün değildir.Klasör düzeni ile ilgili  bir sistem getirmek için  ne kadar çaba harcanırsa harcansın zamanla klasör yapısı kaotik bir hale gelir  ve yönetmesi  imkansız olur. Klasör sistemindeki mevcut sorunlar şunlardır:

  • Yeni bir personel veya klasör isimlendirme sistemini bilmeyen biri için kullanım (zor doküman bulma)
  • Güvenlik (sadece klasör bazında otorizasyon)
  • Dosyaların birden fazla kopyaları ve maliyetin artması
  • Filtreleme , sıralama,  gruplama olmaması
  • Dokümanların kaybolması (yanlış bir kalsör içindeyse)
  • 5000 kalem ile sınırlı olması
  • Boş klasörler (bizim sistemizde de çokça var, klasör bazında bşr arama yapıyorsun sonra klasörün içini “boş” buluyorsun)
  • Veri bütünlüğü
  • Dosya paylaşma zorlukları

Yeni Sistem  : “ Bana istediğimi ver” metodu ve EASY Doküman Sistemi

Tüm bu problemler  hiyerarşik bir yapı,  seviyeler,  dallar  ve klasörler ile ilgiliyse  o zaman çözüm  basittir.  EASY Doküman Yönetim Sistemidir.

STFA ‘da uygulamaya çalıştığımız doküman yönetim sistemi EASY şu fikre dayanıyor:  bir şeyi daha kolay ve daha detaylı açıklamanın yolu onun nerede bulunduğunu değil  “ne” olduğunu tarif etmektir. Herkes aslında “ne” üzerinde çalıştığını bilir  ve  genelde nerede saklandığı konusunda da emin değildir, özellikle o doküman sıklıkla birden fazla klasör içinde saklanmaya müsaitse. Hele bir de ilgili doküman yanlışlıkla olmaması gereken bir klasör içindeyse bir daha ona erişebilmek  eziyet olur.

Bu durumdan kurtulmak için klasörlerin  içinde dokümanları  saklamak yerine  dokümanlara etiket, kategori veya özellik ekleyerek organize etme yöntemine geçmek gerekir.Bu şekilde bir doküman veya belgeye erişmek istediğimizde sorduğumuz soru  “nereye koydum veya nerede?” olmaz. Onun yerine sorulan soru aslında ne aradığımıza fokus olan  dokümanın “nitelikleri nelerdir?,  “hangi özellikleri istiyorum?” sorularıdır.Yani, başka bir deyişle, belli bir yere koyarak organize etme yerine dokümanı  istediğiniz gibi etiketleyerek arayacağımız zaman istediğimiz özelliği seçebilme  veya istemediğiniz özellikleri  de elimine etme  yöntemini kullanma.

Bu  etiketlere veya özelliklere  MetaVeri deniyor. Üst veri, veri hakkındaki bilgi, indeks  veya  öznitelik de  denilen “metaveri”  neyi arıyorsak kolayca onu bulmamıza yarayan bir sınıflandırma yöntemidir. Klasör hiyerarşilerinden bizi kurtarır. Dokümanı ararken acaba hangi klasörün içinde  diye oyalanmak yerine aslında  “ne” arıyorsak bizzat onu yazarak anında istediğimiz bilgiye erişebiliriz. Yukardaki örneğimizde işveren metaverisi için  “ABC”, proje metaverisi için ” XYZ”  ve arama kriteri olarak ” kontrat” yazarak binlerce klasör ve doküman için arama  listesini  azaltabilir  ve dokümana çok daha hızlı erişebiliriz.

Metaveri bize şu avantajları sağlar :

  • İstenilen kriterlere göre aranan  dokümanı rahatça bulabilmeHiyerarşiden bağımsız gruplama
  • Güvenlik  ve daha detaylı otorizasyon
  • Veri bütünlüğü ve birden fazla birbirinin aynı dokümanın olma probleminin çözülmesi
  • Dokümanların kaybolmaması veya karışmaması

Ayrıca, EASY metaveri özelliklerini  direk olarak SAP veya CRM sisteminden gelen veriler ile de birleştirebiliriz.  Örneğin, bir doküman için “işveren”  metaverisi CRM sisteminden direk olarak aktarılabilir;  CRM ‘e yeni bir müşteri verisi eklendiğinde liste otomatik olarak EASY doküman sisteminde de güncellenebilir ve kişinin manuel müdahelesine gerek kalmaz.

İlave olarak, metaveri sistemi bize daha başka ilave özelliklerden faydalanabilmemize  de imkan tanır. Örneğin doküman  numaralandırma ve isimlendirme kurallarının otomatik olması. Doküman isimlendirme kurallarının   otomatik olarak  belge türleri, tarih ve otomatik üretilen numaralar ile zorunlu tutulabilmesi veya otomatik kontrol  kuralları bu yapının desteklenmesi  (örneğin proje no 4 digit olacak gibi). Bu şekilde hem hataların önüne geçilebilir hem de daha düzenli bir yapı ile zaman kazanılır.

Tabi ki iş yapış alışkanlıklarımızdan vaz geçmek çok zorlayıcı bir süreçtir. Arka arkaya klasör aramak ve klasörlere “tıklamak” alışkanlığını kırmak maalesef bir anda olmuyor. Ama bir kere metaveri ile doküman aranıp bulunduğunda veya kaosa girmiş klasörlerden vazgeçildiğinde  eski iş yapış alışkanlığına da dönüş zor oluyor.

Sahi biz hangi dokümanı arıyorduk ?

M.Timuçin Erdoğu


Users who have LIKED this post:

  • avatar

, ,

No comments yet.

Bir YorumYazın