İş Zekası (BI)

Kurumların sürdürülebilir rekabet avantajı sağlayabilmeleri için bilgiyi kullanma çabalarında ulaşılan son aşama, iş zekâsı  (BI – Business Intelligence) uygulamalarıdır. Günümüz ekonomik ortamında iş zekası  etkin karar verme ve bilgi yönetim sürecinin vazgeçilmez bir parçası olmuştur.

Şirketin gelir ve performansını en üst düzeye ulaştırma yönünde doğru kararlar verebilmek için, ihtiyaç duyulan bilgileri bir araya getirip hızlı bir şekilde analiz ederek gerekli öngörülerde bulunmak gerekir. Bunu gerçekleştirmenin en kolay ve güvenilir yolu  iş zekası  uygulamalarıdır.

Peki nedir İş Zekası (BI) ?

Geniş tanımı ile BI,  kurumların  daha iyi iş kararları  vermesine  yardımcı olmak amacıyla gerekli verilerin toplanması, saklanması, analiz edilmesi ve raporlanması için kullanılan  uygulamalar ve teknolojileri içeren bir yönetim bilgi sistemidir. BI var olan iş performansını anlamak ve bilgiye dayalı iş kararları almak için organizasyon çapında iş verilerinin analiz ve raporlama sürecidir. Bu süreçteki işlemler daha çok bilgisayar yazılımı ve teknolojileri ile yapılmaktadır.

İş zekası sürecini  adımlara ayırarark, süreçte sıkça kullanılan teknik terimleri de açıklamaya çalışarak konuyu detaylandırayım :

1. Keşif ve istihbarat :İş zekası sürecinin ilk adımı bilgiye ihtiyaç duyma ve gerekli veriler için istihbarat toplama sürecidir. Kurumlar, “Rekabette nasıl bir adım önde olabilirim?” ,”Global trendler nelerdir?”, ” Yeni marka yatırımı yapmalı mıyız?”..vs gibi benzeri stratejik ve taktiksel iş kararlarına yön vermek için birtakım bilgilere ihtiyaç duyarlar. Bilgiler, her türlü medya, ekonomik raporlar, e-kart, pos, mobil uygulamalar, CRM ve ERP sistemleri gibi çeşitli ortamlardan birçok yöntemle (operasyonel veri girişi, pazar araştırması, anket..vs) elde edilebilir. Teknoloji geliştikçe hem toplanan veri sayısı hem de veri toplama teknikleri giderek artmaktadır. İş zekası yazılımları  bilgilerin bulunduğu ortamlar ile entegre çalışarak gerçek zamanlı veri toplama yöntemleri sağlamaya çalışırlar. Örnek verecek olursak şirket finansal ve operasyonel verilerinin tutulduğu ERP sisteminden veya  mevcut müşteri bilgilerinin bulunduğu CRM sisteminden eş zamanlı veya gerçek zamanlı  veri transferi yapabilen  teknolojilere sahiptirler. İş zekası uygulamaları günümüz hızlı iş yaşamında mobil platformlardan da veri elde edilebilen bir konuma gelmiştir.
2. Konsolide ederek yönetme : İkinci adım toplanan bilgilerin biribiri ile ilişkilendirilmesi, kolay analiz edilebilir bir yapıya dönüştürülerek konsolide edilmesi sürecidir. Bu süreç dağınık yapıdaki verileri tek bir merkezde konsolide ederek ve gruplandırarak daha hızlı bir şekilde, daha düşük maliyetle analizine imkan sunan  ve mükerrer olmalarını engelleyen teknolojik altyapıyı oluşturma sürecidir. Bazen operasyonel veriler ve bulundukları teknolojik platform buna imkan tanırken, bazen tanımaz. Bu durumda sadece ihtiyaç duyulan verilen depolandığı ve entegre edildiği başka bir ortama ihtiyaç duyulur. Tüm verilerin sorunsuz bir şekilde tek bir merkezde toplandığı, kolay, hızlı ve doğru bir şekilde analizine imkan sağlayan  iş zekası ortamına “Veri Ambarı” (Data Warehouse) Veri ambarı bilgiye daha kolay ulaşmayı ve beraberinde hızlı ve etkin sorgulamayı sağlayan bir platformudur. Pekçok veriden sadece gerekli olanların süzülmesi, gereksiz bilginin temizlenmesi ve veri ambarına aktarılması işlemine ETL (Extract Transform Load) denir. ETL, başka ortamlarda bulunan (örneğin ERP sistemi) operasyonel verinin çekilmesi (extract), formatının değiştirilmesi (transform) ve veri ambarına yerleştirilmesi (load) işlemidir. Transfer edilen veriler, veri ambarı içinde filtreleme, gruplama ve kategorisel ayrımlara imkan veren veri kümeleri içine yerleştirilirler. Veri ambarları içindeki bu akıllı veri kümlerine “Veri Ambarı Küpü” (Data Warehouse Cube) denmektedir. Tutulan verilerin birçok perspektiften analiz ve manipülasyonuna imkan sağlayan “küp” şeklindeki  yapılarından dolayı bu isim verilmiştir. Bazen daha spesifik amaçla, daha küçük kullanıcı gruplarına hitap eden nispeten küçük bir veri grubu üzerinde analiz ihtiyacı doğar. Daha küçük veri yapılarının depolandığı böyle bir platformda veriler daha kolay yönetilebilir. Bu yapılara “Veri Marketi” (Data Mart)adı verilir. Veri ambarı içinde kurumun tüm bilgileri tutulurken, veri marketleri veri ambarının alt bir kümesi olarak sadece spesifik süreçler için gerekli olan bilgilerin saklanması için kullanılır. Örneğin satış ve pazarlama süreci gibi.
3. Analiz etme: Bir sonraki adım eldeki verilerden hareketle şirketin iş performansını anlamaya veya hedeflere ulaşacak aksiyonları belirlemeye yardımcı olacak analizleri üretme sürecidir. Önceki aşamada oluşturulan bütünleşik ve organize veri kapsamlı ve hedefe yönelik analiz imkanı sunan bir altyapı sağlar. Bununla beraber, BI analiz teknolojileri ile veri ambarı gibi akıllı ortamlarda bulunan bilgiler analiz edilebileceği gibi operasyonel bilgiler de analiz edilebilir. İş zekası analiz sürecinde çok sık kullanılan bir yöntem “Çevrimiçi (veya eş zamanlı) Analitik Süreçler”dir (OLAP- Online Analytical Processing). OLAP eş zamanlı, çok boyutlu çapraz sorgulamalara imkan veren, boyut ve gruplamalar ile sınırlı olmayan ve her seviyedeki sorgulama için performans sorunu yaşanmayan bir analiz teknolojisidir. Bu yeteneğini veritabanı küp yapılarına borçludur. Bazı durumlarda toplanan veriler sormayı hiç düşünmediğimiz bazı soruların cevaplarını içerebilir. Bu veriler bir raporlama yapısıyla elde etmesi imkansız olan trendler, korelasyonlar ve bağımlılıklar gibi bilgileri içerebilir. Bu tür ilişkiler bilgisayarlar tarafından “Veri Madenciliği” (Data Mining) olarak adlandırılan teknikle geliştirilebilir. Birtakım algoritma ve metodlar kullanılarak büyük veri yığınlarının bilgisayar yardımı ile analiz edilmesi sonucunda ortaya çıkan  ilişkiler, tahminler, trendler ve modeler iş zekası teknolojisi içinde yer alan bu uygulamanın alanıdır. Bir başka analiz yöntemi “Kıyaslama”dır (Benchmarking). Bir iş sürecinin ve ölçüm performansının sektördeki ve pazardaki en iyi ile veya en iyi uygulaması ile kıyaslanarak  daha kaliteli, hızlı ve ucuz olmak için gerekli araç ve yöntemlerin öğrenilmesidir. İş performansını gösteren jargonlardan birtanesi de “Anahtar Performans Göstergeler” veya “Kririk Başarı Faktörleri”dir (KPI – Key Performance Indicator). Kritik başarı faktörleri (KPI),  organizasyonların hedefleri doğrultusunda ilerleme ve iyileştirme aşamalarını tanımlayıp ölçülmesine yardım eden başarı göstergeleri olup, iş zekası uygulamasından  bu göstergelerin etkin bir şekilde raporlanması istenir.
4. Karar Verme: Son adım analiz sonuçlarını yorumlama ve karar verme aşamasıdır. Bu süreç analiz sonuçlarından faydalanarak mantık, yorumlama, öngörü ve tahminler ile birçok alternatiften bir tanesi veya bir kaçının seçilmesi sürecidir. Sonuçta ya bir aksiyon ya da yeni bir fikir ortaya çıkar. Analiz sonuçlarının konu ile hiç ilgisi olmayan kişiler tarafından bile kolayca yorumlanmasına yönelik yöntemler ve sunum teknikleri  bu sürecin kapsamını oluşturur. Karmaşıklığın giderilmesi, belirsizliğin azaltılması için görsel araçlar kullanılır. Bu amaçla kullanılan iş zekası yeteneklerinden bir tanesi “Yönetimsel Göstergeler”dir (Executive Dashboards). Teknik bilgilerden ve karmaşıklıktan arındırılmış, özetlenmiş görsel bilgiler içeren raporlardır. Bir diğeri yöneticilerin çokça kullandığı performans göstergelerinin yer aldığı kontrol panelleridir. Tüm süreç içinde veri bilgiye, bilgi yoruma, yorum karara ve karar aksiyona dönüşür. BI-iş zekası verilerin konsolide edilebildiği veri ambarı gibi ortamlar, veri madenciliği gibi ileri analiz teknikleri ve kolay anlaşılabilir rapor formatları sunan bir araçtır sadece. Kararları yöneticiler verir.

Şirketler neden BI çözümlerine yatırım yapıyorlar?

En kısa cevap, “daha doğru ve hızlı kararlar almak için” olabilir ! Günümüz koşullarında aynı anda hızlı, kaliteli ve ucuz olmalısınız. Rakiplerinizin hamlelerine zamanında cevap vermelisiniz. Yeni bir kampanya mı yapacaksınız , yeni pazarlara mı gireceksiniz, hangi yönde nasıl bir taktiksel  karar alacaksanız şartlar ve ortam değişmeden hızlı ve efektif olmalısınız. BI – iş zekası uygulamaları tam olarak bu ihtiyacı karşılayan çözümlerdir. Yukarıda anlatmaya çalıştığım gibi, iş zekâsı çözümleri şirketlerin mevcut  istihbarat ve raporlama sistemlerine göre, verileri ortak bir “akıllı”  platformda konsalide ederek daha efektif bir şekilde analiz etme yeteneği sunarlar. Bu yetenek bize daha az maliyetle, daha doğru, daha kapsamlı  ve en önemlisi çok daha hızlı olarak iş süreçlerimizde ve müşterilerimizde neler olup bittiğini görmemizi sağlar. Birçok açıdan ve çok boyutlu olarak  müşteri ve tedarikçileri, pazarın durumunu, iş süreçlerini,  finansal performansı ve olası riskleri resimler.

Tecrübelerim şirket üst yöneticilerinin diğer teknolojik yatırımlara göre iş zekası yatırımlarını daha iyi anladıklarını işaret etmektedir. Son yıllarda bu konuda yapılan araştırmalar da şirket üst yöneticilerinin favori karar verme aracının iş zekası olduğunu ortaya çıkarmıştır. Bir şirketin karar alma sürecinin ham verilerden işlenerek elde edilen öngörülere dayanıyor olması rekabette “temel başarı faktörü” olarak belgelenmiştir. Günümüzde iş zekası uygulamaları  veri ve teknolojinin ötesine geçerek organizasyonlarının iş süreçlerine, becerilerine ve kültürlerine kadar gitmekte, düşünce yapılarını değiştirmektedir. Bu nedenle iş zekası çözümü teknolojik bir yatırım opsiyonu olmaktan çok bir ihtiyaca dönüşmüştür.

Analitik felsefeye göre mantıksal bir karar vermek için bilime dayanan bilgi doğru bilgidir. Bununla beraber, bir bilginin doğru olup olmadığını anlamak için de bilginin analizi gerekir.