1938 yılında iki mühendis arkadaş, Sezai Türkeş ve Feyzi Akkaya tarafından kurulan ve geçen 77 yıl içerisinde Türk müteahhitlik sektöründe sayısız “ilk”e imza atmış olan STFA’nın gelecek planlarını oluştururken başvurduğu en değerli kaynak şüphesiz kurumsal hafızasıdır.
Kurumsal hafıza, bir kurumun etkinliği, denetimi, yönetimi, geliştirilmesi vb. ile ilgili olarak üretilen, alınan, kullanılan her türlü bilgi, fikir ve olgudur. Yazılı olan her belge kurumsal bilginin temelini oluşturduğu için “belge yönetimi” kurumsal hafızanın en önemli unsurudur.
STFA gibi büyük ve köklü kurumlarda belge yönetimi, kurumun işlerinin yürütülmesi için karar verme ihtiyacı duyulan bilgiye erişme süreci için daha da önemli bir yere sahiptir.
Yeni teknolojiler hızla artıyor, birkaç dakikada yeni iş modelleri şekilleniyor ve hemen her gün bilgi ve iletişim teknolojilerinde yeniliklerle karşılaşıyoruz. Bu değişimin arkasındaki en önemli itici gücü bilgi ve iletişim teknolojileri oluşturuyor. Günümüz yöneticileri, her zamankinden daha fazla bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanmak durumundalar. Modern bilgi ve iletişim teknolojileri, kurumların iletişim kurma biçimlerini değiştirdiği gibi, iletişim sürecinde oluşan bilgi kaynaklarının niceliğini ve niteliğini de değiştirmektedir. Kurumsal sistemlerdeki değişim ve gelişimlere paralel olarak, kurumlarda elektronik belge ve bilgi sistemlerinin geliştirilmesi kaçınılmazdır.
STFA İnşaat Grubu olarak gelecek yıllarda “karanlık dönemler” yaşamak istemiyorsak, bu konuda ” hızlı hareket etmek zorundayız” felsefesi ile yola çıktık. Sloganımızı “KOLAY ve BASİT BİR SİSTEM” olarak belirledik.
2014 yılı boyunca kurumsal doküman ve belgelerimizi nasıl yöneteceğimizi belirlemek amacıyla çalışmalar organize ettik ve nihayet bu yıl başında “DYS Doküman Yönetim Sistemi” veya “EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi” olarak bilinen bir altyapı STFA Grubu için yavaş yavaş ortaya çıkmaya başladı.
Steve Jobs’ın da dediği gibi . “Basit”, “karmaşık”tan zor olabilir. Kolay ve basit bir sistem tasarlamak karmaşık bir sistemi tasarlamaktan daha zor olabiliyor. Basitleştirmek için, daha çok düşünüp daha fazla enerji harcıyorsunuz.
Sonucun bu çabaya değeceğini ümit ediyorum. STFAdoc ismini vediğimiz sistemin kullanımına hem projelerimizde, hem de merkez departmanlarımızda başlıyoruz. Bu sistem için tercih ettiğimiz platformun ismi İngilizce kolay anlamındaki ” EASY”. Bir alman doküman yönetim yazılımı olan EASY’nin açılımı” Electronic Archiving Systems” aslında.
Kolay uyarlanabilir olması, maliyetinin düşük olması, TS 13298 – Elektronik Belge Yönetimi standartlarıyla uyumlu olması, yüksek bilgi güvenliği ve sertifikalı SAP sistem entegrasyonu olması nedeniyle tercih ettiğimiz bir yazılım. Alışkanlıkları değiştirmek için yola çıktık.
Çıktığımız bu yolda STFA bünyesinde ” STFAdoc” projesinin analiz ve tasarım aşamasında emeği geçen tüm çalışanlarımıza sonsuz teşekkürlerimi sunuyorum.
Yolumuz açık olsun !
No comments yet.